Generator szablonów listów

Format blokowy, wyrównany do lewej, bez wcięć akapitowych, z jedną pustą linią między sekcjami, to współczesny standard. Starsze formaty „blok zmodyfikowany“ i „z wcięciami“ wciąż istnieją, ale wyglądają przestarzale.

Kolejność sekcji (format blokowy)

1. Adres nadawcy, Twój własny adres, w lewym górnym rogu, bez nazwiska powyżej.
2. Data, zapisana w pełnej formie (15 kwietnia 2026 r., a nie 15/04/26).
3. Imię i adres odbiorcy, każdy wiersz wyrównany do lewej, pod datą, z jedną pustą linią powyżej.
4. Temat, pogrubiony, zaczyna się od „Re:“ lub „Subject:“.
5. Zwrot grzecznościowy, „Szanowna Pani Rodriguez,“ lub „Szanowni Państwo z działu rekrutacji,“ gdy nazwisko jest nieznane.
6. Treść, dla większości listów trzy akapity: kontekst, szczegóły, działanie.
7. Formuła zakończenia, „Yours sincerely,“ gdy znasz nazwisko; „Yours faithfully,“ gdy go nie znasz (wersja brytyjska); „Sincerely,“ we wszystkich innych przypadkach.
8. Podpis + wydrukowane nazwisko, pozostaw cztery puste wiersze między formułą zakończenia a wydrukowanym nazwiskiem na podpis odręczny.
9. Załączniki, „Zał.: CV, portfolio“ pod blokiem podpisu.

Ściąga z szablonów

Język, który się nie starzeje

• Zacznij od sedna; nie ukrywaj go pod uprzejmościami.
• Unikaj zwrotów typu „Mam nadzieję, że list zastanie Panią/Pana w dobrym zdrowiu“ i „W dogodnym dla Pani/Pana terminie“, brzmią przestarzale i nieszczerze.
• Używaj czasu teraźniejszego dla bieżących faktów, przeszłego dla zdarzeń, trybu warunkowego dla próśb.
• „Please find attached“ jest poprawne, ale zbędne w e-mailu. W liście papierowym użyj „Enclosed you will find…“ lub stopki „Enc:“.

Specyfika listu motywacyjnego

Silny list motywacyjny w pierwszym akapicie przedstawia problem pracodawcy, w drugim, Twoje istotne doświadczenie, a w trzecim, jasne wezwanie do działania. Maksymalnie jedna strona. W miarę możliwości kieruj go do konkretnej osoby; na LinkedIn lub na stronie zespołu firmy zwykle podany jest menedżer ds. rekrutacji.

Specyfika wypowiedzenia

Trzymaj się faktów. Zawrzyj:

• Swoje stanowisko i okres wypowiedzenia.
• Ostatni dzień pracy (liczony od wypowiedzenia).
• Krótkie, uprzejme zdanie z podziękowaniem dla firmy.
• Żadnych pretensji. Zostaw je na rozmowę końcową.